8 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat To-Do List
Karena ini hari Senin, rasanya akan elok dan menambah semangat kerja kalau kita membaca tips-tips untuk lebih produktif sepanjang hari kerja. Saya sudah beberapa kali menyinggung bahwa dalam pekerjaan saya, penting sekali untuk memperhatikan catatan proyek dan deadline. Saya juga memakai beberapa tool untuk administrasi proyek menyerupai Outlook Calendar, Trello, OneNote, dan 2Day.
To-Do List, sebuah daftar bullet list seperti yang biasa saya gunakan pada 2Day dan OneNote, sangat membantu untuk mendukung saya memantau keadaan tugas-tugas saya, untuk kemudian menyelesaikannya. Nah, berikut ini saya ingin membahas beberapa hal yang perlu dihindari ketika menciptakan To-Do list semoga kau sanggup lebih produktif!
1| Membuat Daftar Tugas tanpa Estimasi Waktu
Membuat daftar kiprah tanpa estimasi waktu, seringkali akan mengakibatkan kita melalaikan kiprah tersebut. Apalagi kalau daftar kiprah kita sangat banyak. Terlebih lagi, kalau kita memanfaatkan aplikasi pada smartphone, maka kita tidak akan mendapatkan notifikasi yang membantu kita pada ketika kiprah tersebut mendekati deadline.
2| Menggunakan Beberapa Metode To-Do List Sekaligus
Ada banyak metode to-do list, bahkan ada yang mencatatnya secara manual di agenda. Akan tetapi justru tidak akan efektif kalau memakai beberapa metode, contohnya mencatat manual sambil mencatat di komputer. Alih-alih lebih mudah, justru mekanisme semacam ini lebih banyak menghabiskan waktu mencatat tanpa kunjung bekerja.
Tips Pro: Gunakan hanya satu metode To-Do List, contohnya kalau kau memakai smartphone, pilih satu aplikasi yang mempunyai multi-platform, contohnya Microsoft To-Do atau 2Day. Nah, review performanya selama sebulan, kalau tidak cocok, beralihlah ke metode lain.
3| Mengerjakan Tugas Mulai dari yang Paling Cepat
Ketika mempunyai banyak daftar kiprah untuk dikerjakan, kebanyakan orang akan menentukan yang paling simpel dan cepat diselesaikan terlebih dahulu. Ini justru keliru. Tugas-tugas kau yang lebih sulit dan menyita waktu, lama-kelamaan akan menjadi semakin mepet deadline, kemudian hasilnya mengakibatkan kau kebingungan.
Brian Tracy, seorang pakar task management, mengemukakan konsep “Eat the Frog first” – Di sini kiprah diumpamakan sebagai seekor kodok yang jelek rupa. Pilih ‘tiga kodok yang paling buruk’, dan ‘makan’-lah terlebih dahulu. Yang dimaksudkan di sini ialah persempit tugas-tugas kau ke tiga kiprah yang paling sulit dan paling bersahabat deadline, kemudian selesaikan terlebih dahulu. Tugas yang lebih ringan (apalagi deadline lebih lama) akan lebih simpel bagi kau untuk diselesaikan sehabis kau menuntaskan yang sulit.
4| Membuat Daftar pada Saat Deadline
Ini juga salah satu kesalahan fundamental pada ketika menciptakan To-Do List. Yaitu mendaftar kiprah justru pada ketika hari ini harus diselesaikan. Saat terbaik untuk menciptakan To-Do List ialah pada ketika malam hari. Sedangkan di pagi hari, disarankan kau untuk membaca atau mereview tugas-tugas kau hari ini, sehingga otak secara otomatis akan berfokus pada kiprah yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
5| Malas Melakukan Perubahan pada Daftar yang Ditulis
Saat menciptakan To-Do List, kadang ada kiprah yang sudah diselesaikan, tapi kau malas sekedar mencentangnya. Ini merupakan kebiasaan yang buruk. Langsung centang kiprah yang sudah diselesaikan semoga kau sanggup berfokus pada kiprah selanjutnya.
Jika terdapat beberapa kiprah atau proyek yang sudah in-progress dan kau sudah menyelesaikannya 50%, maka kalau memungkinkan beri catatan bahwa kiprah ini sudah diselesaikan separuh. Ini memudahkan kau untuk memanajemen deadline kalau kau mendapatkan kiprah beruntun.
6| Menyamakan Tugas dan Proyek
Meskipun terkesan ribet, akan lebih baik kalau membedakan antara kiprah dan proyek. Minimal buatlah list tersendiri untuk membedakan antara keduanya. Proyek, biasanya merupakan sebuah kiprah jangka panjang dan terkadang dilakukan oleh satu tim. Aplikasi administrasi proyek menyerupai Trello, memungkinkan kita untuk menugaskan proyek kepada individu-individu tertentu.
Sedangkan tugas, cenderung bersifat individu dan biasanya meliputi sebuah tindakan spesifik. Misalnya: menulis artikel A di Winpoin, membeli sikat gigi, membayar tagihan bulanan, dan sebagainya.
Membedakan antara kiprah dan proyek, serta penanganannnya, akan memungkinkan kau melaksanakan penanganan yang lebih spesifik dan produktif dalam pelaksanaan.
7| Tidak Spesifik
Semakin spesifik sebuah To-Do List, maka akan lebih baik hasilnya. Jika kau mencantumkan “Buat artikel” dalam To-Do List kamu, maka ini biasanya akan sangat simpel diabaikan sebab kau tidak tahu artikel apa yang akan ditulis. Tapi berbeda misalnya: Buat Artikel perihal Silicon Valley, dengan deadline setiap Sabtu. Task ini akan lebih simpel ‘diterima’ oleh otak, dan mengakibatkan kau lebih fokus dalam mengerjakannya.
8| Mengisi To-Do List dengan Tujuan yang Mustahil
Jika menulis sebuah daftar tugas, maka pastikan bahwa kiprah tersebut realistis dan sanggup diselesaikan. Tugas “Membeli Mercedez E-Class” dengan deadline besok, memang terlihat spesifik, namun jadi konyol kalau kau tidak mempunyai dana yang memadai untuk membelinya (apalagi dengan saldo bulanan kembang kempis). Buatlah tipe kiprah dan deadline yang realistis untuk setiap kiprah kamu, sehingga kau sanggup menyusun serangkaian tindakan yang masuk logika untuk mencapai dan menuntaskan kiprah tersebut.
Nah, itulah 8 Kesalahan Mendasar dalam menyusun To-Do List. Kamu punya tips lain? Sumbangkan wawasan kau di kolom komentar.
Sumber: https://winpoin.com/
0 Response to "8 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat To-Do List"
Post a Comment