Tips Produktivitas: Mengenal Workflow dan Bagaimana Teknologi Mendukungnya

Beberapa sobat akhir-akhir ini menanyakan kepada saya, apa sih yang dimaksud dengan workflow? Mereka menanyakan ini yaitu sesudah menonton review perangkat teknologi – oke, saya mengaku… Mereka menonton review produk iPad terbaru Apple! Kaprikornus kalau teman-teman menonton beberapa ulasan iPad dari para Youtuber terkenal, ibarat contohnya Dave Lee di bawah ini:

Dalam konteks, apakah iPad ini merupakan perangkat yang sanggup menggantikan laptop (Apple mati-matian mempromosikan ini dengan tagline andalannya: “What’s a computer?”), kebanyakan reviewer tersebut menyimpulkan sebagai berikut: “Jika kau sanggup menemukan cara melibatkan iPad dalam workflow kamu, maka perangkat ini akan sangat bermanfaat alasannya yaitu ini perangkat yang sangat cepat, andal, dan cantik. Tapi jikalau tidak, maka akan susah alasannya yaitu iPad kekurangan banyak hal untuk menjadi ‘pengganti laptop’ yang sepadan jawaban batasan software-nya sendiri.”

Nah, beberapa sobat ingin tau apa yang dimaksud ‘workflow’ di situ. Saya akan mencoba menjelaskan alasannya yaitu ini akan sangat bermanfaat untuk kegiatan harian dan produktivitas kerja teman-teman sehari-hari.

 

Apa itu Workflow?

Dari Wikipedia, Workflow dalam konteks bisnis dijelaskan sebagai berikut:

Workflow terdiri atas contoh yang terorkestrasi dan berulang dalam kegiatan bisnis yang dimungkinkan oleh pengelolaan sumber daya ke dalam proses secara sistematis untuk mengubah bahan, menyediakan layanan, atau memproses informasi. Ini sanggup ditafsirkan sebagai urutan operasi, dinyatakan sebagai pekerjaan orang atau grup, organisasi staf atau sebuah prosedur baik yang bersifat sederhana maupun kompleks.

Ribet ya? Sederhananya: workflow yaitu cara penyelesaian pekerjaan. Digambarkan sebagai rangkaian langkah yang perlu diselesaikan secara berurutan. Dalam sebuah pekerjaan, tentu saja ada langkah-langkah yang kita ambil dalam menyelesaikannya. Ini melibatkan serangkaian tindakan yang jikalau kita ikuti akan menuntaskan pekerjaan kita. Itulah yang dimaksud Workflow!

via Process

Contohnya yaitu workflow dalam diagram yang digambarkan di atas. Ini yaitu workflow yang memerinci langkah-langkah seorang penulis dalam menuntaskan goresan pena sampai diterbitkannya konten miliknya.

Seringkali dalam bisnis, workflow jauh lebih rumit alasannya yaitu melibatkan banyak tindakan sebelum menuntaskan sebuah kiprah atau proyek. Oleh alasannya yaitu itu pencatatan workflow tidak harus berupa sebuah diagram baku yang menunjukkan proses, tapi juga bisa berupa daftar centang yang berisi seperangkat kode sederhana bagi individu yang menciptakan centang tersebut.

Henry Gantt, spesialis administrasi yang menggagas diagram Gantt, menyarankan semoga seorang profesional bisa merumuskan workflow yang paling efisien bagi dirinya sendiri. Pertama-tama profesional tersebut harus mengenali apa sasarannya, kemudian merumuskan langkah-langkah yang efisien dalam mencapai target tersebut. Ini tentu saja juga melibatkan sumber daya, termasuk juga alat-alat yang mendukung terselesaikannya pekerjaan tersebut.

 

Menyertakan teknologi dalam Workflow (untuk menuntaskan tugas)

Kita kembali ke ilustrasi pertanyaan sebelumnya: “Jika kau sanggup menemukan cara untuk melibatkan iPad ke dalam Workflow, maka perangkat ini akan bermanfaat” – Nah, yang dimaksudkan di sini adalah, jikalau kau sanggup memakai iPad sebagai salah satu unsur dalam langkah-langkah menuntaskan kerja kamu, maka ini akan menjadi perangkat yang bermanfaat. Mengapa hal ini perlu ditekankan? Karena dalam aneka pekerjaan yang umumnya memanfaatkan laptop, iPad yang mempunyai banyak keterbatasan agak sulit dilibatkan di sini. Contoh sederhana saja: Kamu perlu mengetik sebuah spreadsheet untuk kemudian disalin ke flashdisk sebagai materi presentasi. Belum-belum ini sudah menyulitkan alasannya yaitu iPad tidak mau membaca external storage (Ini belum lagi kesulitan mengerjakan spreadsheet alasannya yaitu iPad tidak kompatibel dengan mouse dalam bentuk apa pun, memakai jari untuk menuntaskan spreadsheet yaitu siksaan neraka!)

Tapi tentu saja ini bukan berarti iPad tidak bermanfaat dalam pekerjaan serius. Banyak yang sanggup menemukan manfaat iPad dalam workflow mereka, terutama pekerja multimedia dan seni.

Ilustrasi ini menunjukkan bagaimana teknologi terlibat dalam sebuah workflow dan mendukungnya. Saya yakin kau punya pilihan gadget sendiri dan secara unik kau melibatkannya dalam kehidupan keseharian dan pekerjaan kau untuk menuntaskan tugas-tugas yang kau miliki. Pada kenyataannya, di kurun modern ibarat ini, teknologi memang berperan besar dalam membantu menuntaskan pekerjaan. Contohnya saya sendiri, saya memakai ponsel dalam situasi mobile untuk membalas email dan pesan dari Project Manager yang terlibat dalam kegiatan proyek yang sama dengan saya. Ketika berada di depan PC, saya menuntaskan kiprah yang sudah disepakati melalui komunikasi sebelumnya, dan mengirimkannya balik melalui email. Di semua perangkat, saya mempunyai aplikasi pencatat dan To-Do List untuk membantu saya memantau kondisi proyek yang saya tangani. Mana yang harus saya kerjakan hari ini dan langkah apa yang perlu saya ambil untuk menyelesaikannya. Ini menunjukkan bagaimana kita melibatkan teknologi dalam workflow kita sehari-hari.

 

Baik, saya paham apa itu workflow. Selanjutnya bagaimana?

Setelah mendapat wacana menyeluruh wacana workflow dan bagaimana menggunakannya, kita perlu membuka diri terhadap lebih banyak kemungkinan. Tuliskan proyek atau pekerjaan kamu, kemudian menganalisis bagaimana cara menyelesaikannya. Siapa yang perlu terlibat untuk menuntaskan proyek ini dan alat atau fitur apa yang bisa mendukung workflow kita. Memahami hal ini secara lebih detail tentu saja akan membantu kita dalam menuntaskan pekerjaan jauh lebih cepat dan efisien – dan semoga juga: lebih menyenangkan!

Untuk teman-teman yang sudah ‘secara profesional’ menata workflownya sendiri dan memanfaatkan alat-alat pendukung untuk itu, sudilah kiranya menyebarkan tips mengenai apa pekerjaan yang dilakukan, alat apa yang dilibatkan, dan bagaimana langkah-langkah efisien untuk menuntaskan proyek atau pekerjaan tersebut dengan sumber daya yang ada.

 

Sumber: https://winpoin.com/

Share this post